Offre d’emploi : assistant·e administratif·ve

IHECS Academy recherche actuellement un.e assistant·e administratif·ve pour appuyer et renforcer l’équipe dans le cadre du développement des projets.

IHECS Academy est le centre de formation continue adossé à l’IHECS. S’inscrivant dans une optique de suivi des mutations professionnelles et technologiques, IHECS Academy propose des modules d’apprentissage qui s’adressent à un public d’adultes actifs dans le milieu professionnel ou en reprise d’études et ce dans les domaines de la communication, des médias et de la sphère européenne : gestion d’événements, media training, argumentation et négociation, stratégie de communication interne et externe, communication 2.0 et réseaux sociaux, prise de parole en public, communication politique européenne, référencement, community management, rédaction web etc. Pour répondre au mieux aux attentes des différents secteurs professionnels, IHECS Academy propose également des formations sur mesure. Nos formations s’organisent en format court et long (de 6 mois à 1 an).

Poste: Assistant·e administratif·ve (connaissances comptables et/ou RH sont un plus)

Diplôme : Titulaire d’un bachelier ou Master
Min 3 ans d’expérience dans une fonction similaire
Contrat: 3/4 temps extensible, CDD d’un an reconductible
Début : à partir du 1er avril 2023
Lieu et condition de travail: Bruxelles (1000), présentiel

TÂCHES

1- Gestion administrative des formations :

• Gestion des inscriptions
• Préparation de documents administratifs nécessaires aux formations (welcome pack, évaluations, diplômes, certificats, etc.)
• Encodage et réalisation de planning dans la base de données (logiciel externe)
• Suivi et encodage des présences participant·e·s aux formations

2- Accueil et Gestion du Bureau

• Accueil des participant·e·s et des formateurs·trices, en soirée (18h -18h45) et certains samedis (9h30 – 11h)
• Gestion du matériel (imprimante, informatique, etc.)
• Gestion des stocks et des commandes matériel

3- Comptabilité

• Encodage et suivi des factures formateurs·trices
• Suivi des dépenses Mastercard

4- Administration Générale

• Gestion des congés éducations (dépôt des dossiers, élaboration des rapports d’évaluations, émission et suivi des attestations participant·e·s)
• Mise à jour et homogénéisation du site internet et du serveur

5- Stages

• Gestion et suivi des demandes de stages
• Gestion assurance des stagiaires

Liste indicative, non exhaustive ; les tâches inhérentes au poste peuvent évoluer

PROFIL

Nous recherchons une personne qui correspond au profil suivant :

• Posséder une mentalité orientée petite entreprise, PME
• Etre organisé·e, rigoureux·se
• Etre à l’écoute et attentif.ve aux besoins de l’équipe
• Disposer de bonnes capacités rédactionnelles et communicationnelles
• Avoir une bonne capacité d’adaptation
• Faire preuve de proactivité, savoir prendre des initiatives lorsque nécessaire
• S’exprimer dans un français écrit et parlé irréprochable
• Une bonne connaissance de l’anglais est aussi demandée (oral et écrit)
• Maîtriser les outils Microsoft et Google
• Avoir un emploi du temps flexible, qui peut s’adapter au planning de formations

Rejoignez notre équipe !
Nous sommes une petite équipe dynamique et enthousiaste travaillant dans une ambiance
de travail agréable et conviviale. Et nos avantages sont multiples :

• Vous aurez la possibilité d’accéder aux formations que nous proposons.
• Vous bénéficiez des vacances universitaires.
• Votre abonnement transport en commun est pris en charge.
• Vous avez droit à une prime de fin d’année et au pécule de vacances

COMMENT POSTULER?

Envoyez votre candidature (CV & lettre de motivation) AVANT LE 24 MARS à l’adresse mail info@ihecs-academy.be