Offre d’emploi : assistant·e administratif·ve polyvalent·e

IHECS Academy recherche un·e assistant·e administratif·ve polyvalent·e pour appuyer l’équipe dans la gestion administrative quotidienne des formations et contribuer, ponctuellement, au suivi opérationnel de certains projets.

À propos d’IHECS Academy

IHECS Academy est le centre de formation continue adossé à l’IHECS. Dans une logique d’accompagnement des mutations professionnelles et technologiques, IHECS Academy propose des modules d’apprentissage destinés à un public d’adultes actifs dans le milieu professionnel ou en reprise d’études.

Nos formations couvrent les domaines de la communication, des médias et de la sphère européenne : gestion d’événements, media training, argumentation et négociation, stratégie de communication interne et externe, prise de parole en public, communication politique européenne, référencement, community management, intelligence artificielle, stratégie de communication sur les réseaux sociaux, lobbying, création de contenu, rédaction web, etc.

Pour répondre aux besoins spécifiques des différents secteurs professionnels, IHECS Academy propose également des formations sur mesure. Nos formations s’organisent en formats courts et longs, de quelques jours à un an.

Pour plus d’informations : https://www.ihecs-academy.be/

Le poste

Fonction : assistant·e administratif·ve polyvalent·e — formations et projets
Diplôme requis : bachelier ou master
Expérience : minimum 3 ans dans une fonction administrative, de support opérationnel ou de coordination administrative
Contrat : mi-temps, CDD d’un an reconductible
Début : 1er octobre 2026
Lieu : Bruxelles, Campus Reyers, 1030 Bruxelles
Modalités : présentiel, avec une flexibilité horaire ponctuelle liée au calendrier des formations

À l’issue du CDD d’un an, le temps de travail et les missions pourront être élargis, selon l’évolution des besoins d’IHECS Academy et les modalités convenues entre les deux parties.

Mission

Sous la supervision de la direction et en lien avec l’équipe, vous assurez principalement le suivi administratif des formations et le bon fonctionnement quotidien du bureau.

Le poste demande une grande rigueur administrative, un sens solide de l’organisation et une capacité à gérer plusieurs dossiers en parallèle. Une partie limitée de la fonction consiste également à apporter un appui opérationnel à certains projets de formation : suivi des participant·e·s, relances, transmission d’informations aux formateur·trice·s, coordination pratique avec d’éventuels partenaires ou opérateurs.

Il ne s’agit pas d’une fonction complète de gestion de projet, mais d’un poste administratif polyvalent pouvant inclure des responsabilités de suivi et de coordination simple.

Les tâches présentées ci-dessous visent à donner une vision complète du poste. Elles pourront être priorisées et réparties en fonction des besoins et de l’organisation de l’équipe.

Tâches principales

1. Gestion administrative des formations

Vous serez amené·e à :

  • gérer les inscriptions et assurer le suivi administratif des participant·e·s ;
  • préparer les documents nécessaires aux formations : welcome packs, listes de présence, évaluations, diplômes, certificats, attestations, etc. ;
  • encoder et mettre à jour les plannings dans la base de données et les outils de suivi ;
  • assurer le suivi et l’encodage des présences ;
  • classer, organiser et mettre à jour les documents liés aux formations ;
  • participer à l’homogénéisation des procédures et des supports administratifs.

2. Appui opérationnel aux formations et projets

Vous contribuerez au bon déroulement pratique de certaines formations, notamment en :

  • assurant certaines relances auprès des participant·e·s, formateur·trice·s ou partenaires ;
  • transmettant les informations pratiques aux personnes concernées : horaires, documents, accès, matériel, consignes ;
  • préparant et suivant certains éléments logistiques liés aux formations ;
  • appuyant l’équipe dans le suivi de projets spécifiques ;
  • identifiant les informations manquantes, les points de blocage ou les besoins à relayer à l’équipe.

3. Accueil et gestion du bureau

Vous participerez au bon fonctionnement quotidien du bureau, notamment en :

  • accueillant les participant·e·s et les formateur·trice·s ;
  • préparant les salles et le matériel nécessaire ;
  • gérant le matériel courant : imprimante, matériel informatique, fournitures, etc. ;
  • assurant le suivi des stocks et des commandes.

4. Comptabilité et suivi administratif général

Vous apporterez un appui à l’équipe dans certains dossiers administratifs internes, notamment pour :

  • encoder et suivre les factures des formateur·trice·s ;
  • assurer l’émission et le suivi des attestations participant·e·s ;
  • assurer le suivi des dépenses Mastercard ;
  • servir de relais avec le bureau comptable ;
  • gérer les dossiers de congés-éducation : dépôt des dossiers, rapports d’évaluation, attestations participant·e·s.

5. Stages

Vous serez également chargé·e de :

  • gérer et suivre les demandes de stages ;
  • assurer le suivi administratif des conventions et assurances des stagiaires ;
  • être le point de contact administratif pour les stagiaires.

6. Outils et supports

Vous contribuerez à la mise à jour et à l’organisation des outils internes, notamment en :

  • mettant à jour certaines informations sur le site internet ;
  • participant à l’organisation et à l’homogénéisation du serveur ;
  • mettant à jour les documents partagés, modèles et supports administratifs ;
  • utilisant les outils internes de suivi, de planification et de gestion des formations.

Profil recherché

Nous recherchons une personne très à l’aise avec l’administration, structurée, fiable et capable de travailler dans une petite équipe où la polyvalence est importante.

Vous aimez organiser, suivre, encoder, relancer, vérifier et faire en sorte que les dossiers avancent correctement. Vous êtes capable de gérer des tâches récurrentes avec rigueur, tout en restant disponible pour répondre aux besoins pratiques de l’équipe, des participant·e·s et des formateur·trice·s.

Une expérience en coordination administrative, en support opérationnel ou en suivi de dossiers constitue un atout. Une première expérience en gestion de projet est bienvenue, mais elle n’est pas indispensable.

Compétences attendues

  • Très bonne organisation et grande rigueur administrative.
  • Capacité à suivre plusieurs dossiers en parallèle.
  • Sens du détail et fiabilité dans l’encodage, le classement et le suivi.
  • Capacité à relancer, anticiper et transmettre les bonnes informations.
  • Bon contact avec différents publics : participant·e·s, formateur·trice·s, partenaires, équipe interne.
  • Bonnes capacités rédactionnelles et communicationnelles.
  • Esprit d’équipe et capacité d’adaptation dans une petite structure.
  • Proactivité raisonnable : savoir prendre des initiatives lorsque la situation le demande.
  • Français écrit et parlé irréprochable.
  • Bonne connaissance de l’anglais, à l’oral et à l’écrit.
  • Maîtrise des outils Microsoft et Google.
  • Aisance avec les bases de données, outils de planification ou logiciels de gestion.
  • Flexibilité horaire ponctuelle, en lien avec le calendrier des formations.
  • Des connaissances comptables et/ou RH constituent un atout.

Pourquoi rejoindre IHECS Academy ?

Vous rejoindrez une petite équipe dynamique et enthousiaste, dans une ambiance de travail agréable et conviviale.

Nos avantages :

  • possibilité d’accéder aux formations proposées par IHECS Academy ;
  • vacances universitaires ;
  • prise en charge de l’abonnement de transport en commun au prorata des jours de travail ;
  • prime de fin d’année ;
  • pécule de vacances.

Comment postuler ?

Envoyez votre candidature, CV et lettre de motivation, à l’adresse suivante :
info@ihecs-academy.be

Les entretiens auront lieu à partir de mi-août.